Een werkgever mag zijn werknemers controleren, maar moet daarbij wel rekening houden met de belangen van de werknemer. Denk bijvoorbeeld aan privacy; ook al is het een zakelijke mailbox, dan nog kan er sprake zijn van een inbreuk op de privacy van de betrokken werknemer.
Onder bepaalde omstandigheden mag de werkgever zich toch (ongevraagd) de toegang tot de zakelijke e-mail verschaffen, namelijk:
- wanneer de werknemer op de hoogte is of kan zijn dat hij gecontroleerd kan worden. Denk bijvoorbeeld aan een reglement waarin staat onder welke omstandigheden de werkgever de mailbox kan controleren; en
- de werkgever een gerechtvaardigd doel heeft om de mailbox te controleren, bijvoorbeeld in geval van verdenking van verwijtbaar handelen door de werknemer; en
- als de maatregel proportioneel is. De maatregel moet in verhouding zijn tot de reden waarom de mailbox wordt gecontroleerd.